Besturen met AI: vijf afspraken die ieder bestuur zou moeten maken

AI-tools zijn in korte tijd onderdeel geworden van het dagelijkse werk van veel bestuurders. Een conceptbrief schrijven, een agenda opstellen of notulen samenvatten gaat vaak sneller met behulp van kunstmatige intelligentie. Toch is het verstandig om als bestuur enkele duidelijke spelregels af te spreken.

1. Deel geen vertrouwelijke informatie

Voorkom dat persoonsgegevens, financiële gegevens of vertrouwelijke bestuursinformatie worden ingevoerd in publieke AI-tools.

Denk bijvoorbeeld aan:

• ledenlijsten
• personeelsinformatie
• subsidieaanvragen
• klachtenprocedures

2. Controleer altijd de uitkomst

AI kan overtuigend schrijven, maar maakt nog steeds fouten.

Controleer daarom altijd:

• feiten
• verwijzingen naar wetgeving
• bedragen
• namen en data

3. Laat AI niet namens het bestuur besluiten nemen

Uit de praktijk: Een penningmeester vraagt aan ChatGPT of een grote investering van de vereniging door het bestuur zelf mag worden goedgekeurd of eerst naar de ALV moet.

De AI geeft een duidelijk antwoord: “Het bestuur mag hierover besluiten.” Het bestuur gaat ervan uit dat dit klopt en neemt het besluit.

Pas later blijkt dat in de eigen statuten staat dat uitgaven boven een bepaald bedrag eerst aan de ledenvergadering moeten worden voorgelegd. Het besluit moet worden teruggedraaid en zorgt voor veel discussie binnen de vereniging.

De fout zat niet in de technologie, maar in het feit dat niemand heeft gecontroleerd of het antwoord van AI aansloot op de eigen statuten en afspraken.

AI kent namelijk niet automatisch de specifieke situatie van jouw vereniging of stichting. Daarom blijft het bestuur altijd verantwoordelijk voor de uiteindelijke afweging en besluitvorming.

4. Maak afspraken binnen het bestuur

Bespreek:

• Welke AI-tools mogen worden gebruikt?
• Waarvoor mogen ze worden ingezet?
• Welke informatie mag wel en niet worden gedeeld?

5. Leg gebruik vast

Net zoals je afspraken maakt over AVG of financiële procedures, is het verstandig om AI-gebruik onderdeel te maken van goed bestuur.

AI is een hulpmiddel, geen bestuurder

Wie AI verstandig inzet, kan veel tijd besparen. Maar verantwoord gebruik begint met duidelijke afspraken. Goed bestuur betekent ook: bewust omgaan met nieuwe technologie.

Vragen over jouw situatie?

Schrijf je in voor het gratis WBTR-webinar. In 30 minuten krijg je duidelijke uitleg, praktijkvoorbeelden en kun je live je vragen stellen.

Dit stuk is overgenomen van de website WBTR.NL om te delen met bestuurders uit de gemeente Apeldoorn

Heb je vragen? Laat het ons weten, we denken graag met je mee!